Gestión documental
Hemos desarrollado un Sistema de Gestión Documental con el fin de facilitar la transmisión y tratamiento de estudios, informes, etc. generados durante la gestión de un contrato. Se trata de una herramienta que permite archivar, clasificar, publicar y compartir en tiempo real a través de Internet/Intranet.
Alauda Ingeniería apuesta firmemente por la utilización de las más modernas tecnologías de la información, por ello contamos con un sistema de captura y gestión automatizada de documentación.
Aplicamos a los diferentes contratos un Gestor Documental y un sistema de digitalización masiva de datos e informes de seguimiento de actuaciones, aplicando soluciones Hardware-Software de última generación, mediante la explotación de un sistema de captura con OCR (Reconocimiento de Caracteres).
El equipo de técnicos expertos en sistemas informáticos y redes de Alauda ha desarrollado una herramienta informática que se emplea en Proyectos y Estudios de diversa índole con el fin de facilitar la transmisión y el tratamiento de la información, documentación, informes, etc. generados por el Consultor durante la gestión del contrato. Es un Sistema de Gestión de la Documentación de fácil utilización y que permite publicar y compartir documentos entre el equipo de trabajo, en tiempo real, a través de Internet/Intranet.
Esta utilidad facilita mucho el seguimiento en tiempo real de los trabajos y documentos, sin tener que acudir a costosas soluciones informáticas, y puede, en función de los derechos de cada usuario, editar, cargar, descargar, información, centralizándose adicionalmente el archivo informático del proyecto.
La aplicación incluye básicamente las siguientes capacidades:
- Gestión de la documentación (carga, descarga y gestión de archivos).
- Búsqueda selectiva a través de los diferentes datos que componen el perfil de cada documento. Por nombre o parte de él, por campos o características (autor, fecha de creación o modificación, tamaño, etc.), por y mediante filtrados personalizados.
- Archivística. El archivo de los documentos en las bibliotecas permite múltiples clasificaciones. Esto permite definir y utilizar diversas vistas para localizar al instante los documentos buscados en función de las características diferenciadoras utilizadas.
- Enlaces. Tanto los documentos a título individual como las bibliotecas se pueden enlazar con otros elementos informativos, por ejemplo, otros documentos, estudios, expedientes, empleados, cuentas, ficheros, tareas, etc.
- Seguridad. El acceso a las bibliotecas está controlado y restringido a los usuarios que exhiban los correspondientes permisos.
- Avisos a los otros miembros del proyecto a través del correo electrónico.
- Aviso diario o semanal de los documentos publicados o de los eventos registrados en la herramienta.
- Gestión selectiva de los accesos a la documentación, permitiendo establecer filtros y restringir los permisos en función del perfil asignado a cada persona.
- Intercambio de información entre los diferentes usuarios
